Para cualquier empresa preservar la integridad y protección de sus datos es vital para garantizar su funcionamiento. A continuación, te traemos tres aspectos claves en el almacenamiento de la información que debes tener presente en tu empresa.
3 Tips para proteger la información
Inicialmente, se debe tener en cuenta qué datos se van a almacenar, identificando el tipo de información que se desea guardar. Hay que diferenciar si se desea almacenar archivos como documentos, hojas de cálculo y presentaciones o, un tipo de información más específica como una base de datos que requiere una disponibilidad y seguridad mayor.
1. Contar con un servidor de archivos
El primer aspecto clave para la protección de la información es contar con un servidor de archivos, o un file server, un computador especial centralizado. Este servidor se conecta una red de ordenadores a los cuales se les proporciona acceso a la información guardada allí. Solo el administrador decide quiénes son los usuarios que pueden acceder, modificar o guardar información.
Un servidor de archivos también puede permitir el acceso remoto a la información, de modo que, desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, el servidor suministre la información requerida y, con las debidas restricciones que los usuarios solicitan.
Hay 3 tipos de servidores de archivos: en tierra, en la nube o híbridos.
Servidor “On premise”
- Control físico absoluto sobre la máquina, sobre toda la información, quién puede acceder y qué se instala en ella.
- La independencia que brinda al no depender de terceros u otros proveedores para ingresar a los datos.
- Gracias a que se encuentra bajo el control de la empresa, podrá integrarse e instalarle programas y aplicaciones de terceros con mayor facilidad.
Servidor en la nube:
También conocidos como servidores Cloud, son servidores virtuales ubicados en internet, en la actualidad, son servidores muy asequibles a nivel empresarial, siendo Microsoft 365, una de las mejores opciones para ello.
Los servidores en nube permiten, acceso a la información desde cualquier computador o dispositivo móvil, en cualquier momento, desde diferentes partes del mundo. Que a diferencia del servidor “on premise”, debe estar prendido todo el tiempo para acceder a sus datos.
Microsoft 365 proporciona acceso a la información guardada en cualquier momento. Su diseño permite estar todo el tiempo, recibiendo y atendiendo peticiones simultáneas de diferentes usuarios.
Actualmente, los servidores en la nube están ubicados de manera estratégica en todo el mundo son muy seguros y si el usuario lo requiere puede estar disponibles las 24 horas del día, durante todo el año. Además, ofrecen diferentes planes y estrategias de seguridad de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
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Ventajas del servidor Cloud:
- Se reducen los riesgos físicos y se brinda una mayor seguridad a la información. Gracias adicionalmente a las copias de seguridad que se hacen de manera automática, se reduce el riesgo de pérdida de información.
- Gracias a la disponibilidad y portabilidad de la Nube se hace más posible y eficiente trabajar desde cualquier espacio-tiempo.
- Permite acceder a programas y aplicaciones sin necesidad de descargarlos, teniendo a la mano las herramientas suficientes para trabajar.
Finalmente, y como cualidad mayor, permite que varios usuarios al tiempo tengan acceso a la nube, modifiquen información y se vea reflejada instantáneamente. Desde documentos hasta reuniones virtuales, los usuarios podrán gozar del acceso con la misma rapidez y seguridad, sin afectar el desempeño del servidor.
Servidor híbrido
Es aquel escenario que reúne las propiedades de los servidores On premise y Cloud, en uno.
Se suman tanto las propiedades de la instalación de un servidor propio de la empresa, como de tenerlo en la Nube, permitiendo un mayor control, seguridad y acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Microsoft 365 puede replicar a un servidor en tierra o en nube, de manera que se pueda acceder más rápido a este por parte de los usuarios locales de la empresa y, que los cambios se vean reflejados simultáneamente en la nube.
¿Cuáles son las ventajas de un servidor híbrido?
- Ofrece una mayor redundancia y disponibilidad de la información, ya que permite disponer de manera segura y actualizada la información, tanto en tierra como en nube.
- Dispone de una mayor flexibilidad y productividad, al contar con mayores recursos a la hora de utilizar las opciones de la nube pública (Cloud) como de la nube privada (On premise) y usarlas por separado.
- Hay mayor facilidad de transferir datos y mejor comunicación.
2. Contar con una herramienta colaborativa
La segunda clave es contar con una herramienta que permita, adicional a la protección de la información, compartirla entre múltiples usuarios y dispositivos, así como lo es Sharepoint.
¿Qué es Sharepoint?
Sharepoint es una herramienta de Microsoft 365 dispuesta en la nube que permite compartir y administrar información entre múltiples usuarios de manera simultánea y replicada en la nube (Sharepoint) y los servidores en tierra.
Gracias a sus funciones Sharepoint es un promotor del trabajo en equipo, ya que varios integrantes de un grupo pueden trabajar al mismo tiempo, y visualizar los cambios realizados instantáneamente.
Las ventajas que ofrece Sharepoint, son múltiples y muy útiles a la hora de aplicarlas en la empresa.
- En cuanto a la gestión documental, vamos a encontrar que se puede almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo electrónico, accediendo de manera rápida y segura también desde cualquier parte del mundo.
- Permite crear documentos de Microsoft Office y guardarlos en la nube Sharepoint de la organización
- Entre las funcionalidades del trabajo en equipo, permite crear espacios o sitios para trabajar en grupo de manera colaborativa los archivos, pero de manera segura.
- Es flexible ante las demandas o sub utilización de espacio, se puede incrementar o reducir de manera fácil.
Lo más importante de resaltar, además de las cualidades anteriores, es que Sharepoint se adapta muy bien a las diferentes dinámicas de la empresa. Conecta a los empleados y estimula de manera productiva el trabajo en equipo,
3. Garantizar la seguridad de la información
La tercera clave es brindarle seguridad a la información. Microsoft hace bien su parte y le brinda seguridad a la nube y a toda su infraestructura, sin embargo, los administradores y usuarios de cada empresa también deben poner su parte y propender por la seguridad y estabilidad de la información.
Debemos contar un antivirus, no gratuito, que defienda a los usuarios en ese último eslabón de la cadena y los acompañe en el trabajo cotidiano para no caer en manos del phishing o del ransomware. En segundo lugar, es menester de la empresa proteger con seguridad perimetral a su infraestructura de red, esto se logra mediante un firewall, con el objetivo de controlar el tráfico que ingresa y sale de la misma y así evitar y anticiparse a ataques inesperados.
Por obvio que parezca, se debe contar con un adecuado backup de la información, haciéndolo de manera rigurosa e integral, de forma que, si se llegase a requerir, por alguna eventualidad, una restauración de la información, sí se pueda hacer de manera efectiva en el menor tiempo posible. Por último, es importante fomentar el espíritu de prevención y de alerta con los usuarios de la empresa: identificar y dar a conocer sitios no seguros, no dar clic a correos extraños y ser más cautos al momento de identificarlos son entre muchos otros, comportamientos que debemos evitar al utilizar las redes, servidores y la información de nuestra empresa.
Recomendación adicional
Una última recomendación, para la protección de la información de tu empresa puedes implementar Microsoft 365. Este producto se adapta a lo que necesitas y no al contrario. Puedes adquirir un paquete que te brinde seguridad, privacidad, confianza y herramientas empresariales, independiente de la cantidad de información que quieras almacenar.
Microsoft 365 está diseñado para pequeñas, medianas y grandes empresas, ya que ofrece aplicaciones y herramientas que facilita el crecimiento y la expansión de las organizaciones en el mercado. Su misión es hacer que las tareas de las empresas se ejecuten de manera rápida y eficiente, permitiendo que los equipos de trabajo colaboren entre sí desde cualquier lugar y a cualquier hora. Todo lo anterior, salvaguardando y protegiendo la información de la compañía en pos de su continuidad.
Finalmente, estamos seguros de que tu equipo de trabajo tendrá las mejores prácticas para hacer posible el desarrollo óptimo de la organización desde cualquier parte gracias a Microsoft 365.
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