El correo electrónico es uno de los servicios con mayor maduración y una herramienta fundamental para cualquier empresa. Ahora bien, hemos observado cómo las empresas todavía en este tiempo padecen de problemas o tienen malas prácticas con este servicio, incluso más de lo que uno se pueda imaginar. Con este informe se pretende identificar y esclarecer estos problemas y a la vez que servir de guía para dar solución adecuada.
De cualquier forma, no es fácil entender que en este siglo y en este 2021 muchas empresas tengan problemas con una tecnología tan conocida y desarrollada y que se acostumbren a vivir con ellos. Esperamos que sirva de ayuda y que le permita tomar mejores decisiones.
1. Tener cuentas gratis de Gmail o Hotmail
Ya lo sabemos, más barato que gratis no hay nada y también entendemos que cuando se inician los negocios, necesitan minimizar costos y superar la incertidumbre del pitazo inicial, pero, cuando las condiciones estén un poco a su favor, las empresas no deberían tener cuentas de correo gratuitas. Aunque es mucho lo que la humanidad le debe agradecer a estos servicios, son múltiples también las restricciones de tener el correo en servidores como Gmail o Hotmail.
En primer lugar, tener una cuenta de correo electrónico gratis le resta imagen a la compañía. Muy seguramente al momento de hacer negocios con otras empresas, éstas se fijarán en los pequeños detalles y tener un correo “[email protected]” por ejemplo, puede generar pequeñas dudas o pérdida de credibilidad ya que envía el mensaje de que la compañía no invierte lo suficiente en estos detalles que no cuestan tanto dentro de la globalidad de los negocios. El spam es otro asunto molesto de las cuentas gratis ya que esa es una de las fuentes del negocio, en el cual brindan almacenamiento a cambio de publicidad sobre la cual casi que no hay control.
De otro lado, cuando la empresa dispone de varias cuentas gratis no se facilita la administración o el control de manera conjunta sobre ellas, es decir que cada usuario tiene sus políticas de administración de su cuenta y puede decidir del control sobre claves, interfaces y borrado de archivos sin recuperación, con el riesgo que ello involucra en caso de que un empleado se desvincule de la organización y se lleve su clave.
2. Usar el correo que ofrece el mismo proveedor del hosting de la página web
Es muy frecuente que al comprar el servicio hosting, que es dónde se hospeda todo el contenido de la página web, la empresa decida tomar también, por motivos económicos, el servicio de correo electrónico incluido, sin embargo estos sitios de hosting están focalizados y administrados para priorizar el servicio de tráfico de contenido web y no el servicio de correo, lo que posteriormente se ve reflejado en sumatoria de problemas en el correo con filas interminables de spam, mensajes que se pierden y no llegan a los destinatarios y poco espacio disponible para almacenamiento de los buzones. La invitación en este caso es no utilizar el mismo servicio que ofrece el sitio de hospedaje de la página web, sino tenerlo aparte en con otro proveedor.
3. No tener quién administre y controle el correo electrónico corporativo
La función de administración del sistema de correo electrónico debe estar centralizada, como muchas otras funciones, en una sola persona. En el trabajo cotidiano de cualquier empresa se necesita crear o eliminar usuarios, se requiere cambiar contraseñas y acceder a buzones de empleados que se retiran de la compañía o a buzones deshabilitados y ello constituye tareas que son sencillas pero que, si no están en cabeza de alguien visible, se convierten en acciones difíciles de realizar, lentas y que pueden resultar costosas.
Incluso no es difícil hallar empresas en las cuales se desconozca quién tiene las claves de acceso a la plataforma de correo y que la responsabilidad sobre ella no esté claramente definida y la seguridad por ahí derecho se encuentre en una posición vulnerable.
4. Verse obligado a borrar mensajes por falta de espacio
Para muchos usuarios se volvió una práctica común y rutinaria tener que borrar frecuentemente determinada cantidad de correos electrónicos corporativos y personales porque sus bandejas de entrada llegan al límite de capacidad y no reciben más mensajes o se les bloquea el servicio. Lo anterior tiene el riesgo de pérdida de información en la medida de que cuando se borran en masa los mensajes, se disminuye la capacidad de análisis sobre la importancia particular de cada uno y se puede eliminar información importante del usuario y de la empresa.
5. Mis envíos a la bandeja de spam
Algunos servicio de correo, incluso pagos, están clasificados en los servidores mundiales de correo como spam, lo que permite conlleva a que los mensajes que sus usuarios envían lleguen directamente a la bandeja de correo no deseado del destinatario, y no estamos hablando de campañas comerciales sino de mensajes corrientes, esto representa un gran riesgo para la compañía en la medida de que se pueden perder oportunidades por la aparente “no llegada de los mensajes” teniendo en cuenta que muchos usuarios al momento de leer su correo no revisan con rigurosidad la bandeja de correo no deseado o spam.
6. No clasificar o categorizar los correos
Dejar el correo como una bolsa común para todos los mensajes y no tener algún método para depurar el buzón, hace que las búsquedas sean lentas y complicadas y que la visualización de las bandejas sea engorrosa. Para ello existe la posibilidad de crear o modificar carpetas para asuntos personales, corporativos, educativos o como el usuario desee, de igual forma el uso de etiquetas para los mensajes facilitan clasificarlos de acuerdo a categoría que se les asigne, y de esta forma que puede ser más fácil realizar la búsqueda de alguno en particular
7. Llenarse de basura
Es sencillo, lo que no sirve estorba y esta práctica aplica muy bien para el correo. Muchos usuarios no borran ningún mensaje porque creen que el almacenamiento es ilimitado o por que estiman que podrán necesitar en algún momento el mensaje, y no está mal del todo la práctica, no obstante, hay mensajes que se pueden borrar sin remordimiento, por ejemplo, mensajes comerciales que no son pertinentes, agradecimientos, o mensajes en general sin importancia. Se debe tener claro que gratis o con pago, el almacenamiento no es ilimitado.
8. Tener en tierra el servidor de correo electrónico corporativo
Tener el servicio o el servidor de correo como Exchange o Zimbra en tierra u “On premise” no es malo, pero sí ineficiente. La razón de tener el servidor así, es que se aprovecha en términos de administración del servicio y de mejoramiento de costos al no tener que pagar, pero es una tecnología que cada vez se usa menos, los especialistas cada vez se enfocan menos en este tema y se corre el riesgo de continuidad del servicio de correo por algún daño físico de los equipos o de la red LAN de la compañía. Actualmente los buenos servicios de correo electrónico son muy económicos, fáciles de adquirir y administrar y ello ha permitido tener en la nube este tipo de servicio.
9. No realizar Backup de los correos electrónicos corporativos
Es fácil creer que a nivel corporativo el correo, y muchos otros servicios, son invulnerables o absolutamente seguros, y la verdad es que organizaciones como Microsoft o Google han hecho grandes esfuerzos para que así sea, sin embargo, hoy en día el número incontable de ataques y el desarrollo de técnicas como el ransomware y la inteligencia artificial, ponen en una situación riesgosa a todos los servicios informáticos incluidos el de correo.
Dicho lo anterior, la táctica más efectiva para contrarrestar algún ataque de estos o una pérdida inesperada de información es tener un adecuado backup, del correo en este caso, en el cual existan copias en tierra y en la nube, de seguro y rápido acceso en caso de alguna contingencia.
10. No contar con apoyo técnico adecuado.
Administrar el correo no es tan complicado como enviar un cohete al espacio o algo parecido, pero sí tiene su técnica y requiere de personal capacitado para realizar todas las acciones que este servicio requiere, desde crear un nuevo buzón hasta migrar todo el correo de una plataforma a otra, pasando por cuidadosas medidas de seguridad y otros procedimientos. No necesariamente se tiene que contratar de planta a ingenieros calificados para el tema, pero sí se debe contar mínimo con un proveedor aliado experto que conozca del tema y sirva como apoyo para todo lo que conlleva un servicio de correo administrado adecuadamente.
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